Zgłaszanie naruszeń

Sygnalista – „osoba dokonująca zgłoszenia” - osoba fizyczna, która zgłasza informacje na temat rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń prawa, procedur i standardów etycznych, w tym przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym: pracownik; pracownik tymczasowy; osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej; przedsiębiorca; prokurent; członek banku; członek organu; osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy; stażysta; wolontariusz; praktykant; osoba dokonująca zgłoszenia w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Banku lub na rzecz Banku lub już po ich ustaniu.

I. Zasady funkcjonowania wewnętrznych kanałów zgłaszania naruszeń przepisów prawa.

1. Bank zapewnia sygnaliście dokonanie zgłoszenia pisemnie. Zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.
2. Zgłoszenie w postaci elektronicznej powinno być przesłane na adres poczty elektronicznej: etyka@bslochow.pl. Treść zgłoszenia jest przekazywana na skrzynkę e-mail Prezesa Zarządu.
3. Zgłoszenie w formie pisemnej, w zamkniętej kopercie opatrzonej klauzulą „Poufne banku” adresowanej do Prezesa Zarządu Banku Spółdzielczego w Łochowie, Al. Pokoju 54, 07-130 Łochów”, z dodaniem dopisku „do rąk własnych”. Korespondencja w formie pisemnej jest dostarczana, nie otwarta do Prezesa Zarządu.
4. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy członka Zarządu lub członka Rady Nadzorczej, adresatem zgłoszenia powinna być Rada Nadzorcza. Bank umożliwia zgłoszenie naruszeń z pominięciem Zarządu, drogą pocztową na adres „Rada Nadzorcza Banku Spółdzielczego w Łochowie, Al. Pokoju 54, 07-130 Łochów” z dopiskiem „Poufne”. Korespondencja w formie pisemnej jest dostarczana jako nie otwarta przesyłka pocztowa do Przewodniczącego Rady Nadzorczej.
5. Zgłoszenia powinny zawierać:

• informacje na temat osoby, której dotyczy zgłoszenie (tzn. osoby naruszającej lub podejrzewanej o dokonanie naruszenia);
• informacje o miejscu (np. placówka Banku) oraz czasie w jakim występowało naruszenie;
• dane innych osób, które mają lub mogą mieć związek ze zgłoszeniem, np. mogących udzielić wyjaśnień;
• wszelkie inne informacje mające związek ze zgłoszeniem, umożliwiające wyjaśnienie zgłoszenia;
• dane sygnalisty, o ile nie jest to zgłoszenie anonimowe;
• na życzenie sygnalisty - adres do kontaktu, np. prywatny, anonimowy adres e-mail lub adres pocztowy do sygnalisty, na jaki będzie kierowana informacja zwrotna.

6. Anonimowość zgłoszenia jest zapewniana m.in. poprzez:

• nieumieszczanie w nim danych umożliwiających identyfikację osoby zgłaszającej, np. imienia i nazwiska, odręcznego pisma, danych adresowych czy adresu IP komputera,
• zastrzeżenie przez zgłaszającego zachowania poufności w odniesieniu do jego danych, które umożliwiałyby pośrednio lub bezpośrednio jego identyfikację,
• ochronę danych osobowych sygnalisty zawartych w zgłoszeniu, a także w toku wewnętrznego postępowania wyjaśniającego oraz osób powiązanych z sygnalistą.

7. Przyjęcie zgłoszenia jest potwierdzane sygnaliście na podany przez niego adres do kontaktu w ciągu 7 dni od przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

II.Zasady funkcjonowania zewnętrznych kanałów zgłaszania naruszeń przepisów prawa

1. Przez zgłoszenie zewnętrzne należy rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.
2. Zgodnie z zapisami art. 30. Ustawy o ochronie sygnalistów Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
3. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.
4. Na organy publiczne został nałożony obowiązek ustanowienia procedury zgłoszeń zewnętrznych, jak również obowiązek wydania zaświadczenia o podleganiu sygnalisty ochronie przewidzianej w ustawie, w przypadku gdy sygnalista zwróci się z takim żądaniem.
5. Organ publiczny:

• przyjmuje zgłoszenie,
• przekazuje je zgodnie z właściwością, gdy zgłoszenie nie należały do jego właściwości,
• rozpatruje zgłoszenia należące do jego właściwości,
• podejmuje działania następcze,
• przekazuje zgłaszającemu informację zwrotną na podstawie informacji uzyskanej od podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie.

6. Zadania Rzecznika Praw Obywatelskich:

• Rolą RPO jest przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych, w tym wstępna weryfikacja zgłoszenia i nadanie sprawie dalszego biegu przez skierowanie zgłoszenia do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub – w zakresie konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – rozpatrzenie zgłoszenia i podjęcie działań następczych.
• RPO udziela sygnalistom środków wsparcia (np. porad nt. praw i środków ochrony prawej).

7. RPO, w celu zapewnienia powszechnego dostępu do informacji na temat praw, ochrony i środków ochrony prawnej sygnalistów oraz osób, o których mowa w art. 21, przygotował stronę sygnalisci.gov.pl.
8. Na stronie Zespołu ds. Sygnalistów dostępny jest formularz do dokonania zgłoszenia zewnętrznego.
9. Formularz, po wybraniu odpowiedniej opcji, umożliwia zgłaszającemu zachowanie anonimowości oraz dołączenie dodatkowych plików, które mogą być pomocne podczas weryfikacji i procedowania zgłoszenia.
10. Rolą RPO jest także wsparcie dla sygnalistów dokonujących zgłoszenia. Na stronie można złożyć wniosek o udzielenie porady na temat praw i środków ochrony prawnej.
11. Zgłoszenia zewnętrze dotyczące naruszenia prawa przyjmowane są również pocztą tradycyjną na adres do korespondencji Zespołu do spraw Sygnalistów w Biurze Rzecznika Praw Obywatelskich, ul. Puławska 99a, 02-595 Warszawa. Na kopercie należy dopisać „Zgłoszenie naruszenia prawa”.
12. Zespół przyjmuje zgłoszenia zewnętrzne także w formie ustnej za pomocą nagrywanej infolinii telefonicznej pod numerem (22) 20-98-499. Infolinia nie jest kanałem służącym do udzielania porad na temat praw i środków ochrony prawnej sygnalistów oraz osób, o których mowa w art. 21 ustawy.
13. Szczegóły funkcjonowania infolinii dostępne są na stronie Zespołu ds. Sygnalistów.
14. Sygnalista ma również możliwość dokonania zgłoszenia osobiście. Na wniosek osoby, która chce dokonać zgłoszenia, wyznaczany jest termin bezpośredniego spotkania z pracownikiem Zespołu, podczas którego sygnalista ma możliwość złożenia zgłoszenia naruszenia prawa, w tym możliwość złożenia dokumentów.
15. Zgłoszenia dokonywane za pośrednictwem innych kanałów komunikacji niż wskazane nie dają gwarancji ochrony poufności przewidzianej w ustawie. Elektroniczna skrzynka podawcza ePUAP Biura Rzecznika Praw Obywatelskich nie stanowi kanału przeznaczonego do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych.
16. Inne Organy publiczne przyjmują zgłoszenia naruszeń przepisów prawa w formie:

• listownej na adres siedziby Organu,
• telefonicznej w godzinach pracy Urzędu za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej, której numer jest dostępny na stronie Organu,
• bezpośredniego spotkania z upoważnionym pracownikiem wyznaczonej komórki organizacyjnej Organu,
• elektronicznie za pośrednictwem formularza.

17. Informacje szczegółowe dotyczące przyjmowania zgłoszeń przez Organy publiczne można uzyskać na stronie danego Organu po wpisaniu w wyszukiwarce „sygnalista”.
18. W przypadku braku informacji w sprawie Organu właściwego do rozpatrzenia zgłoszenia Sygnalista może dokonać zgłoszenia do Rzecznika Praw Obywatelskich.